Workshop Cầm Tay Chỉ Việc
Tạo Bảng Theo Dõi & Đôn Đốc Công Việc
Dán văn bản từ phần mềm Quản lý văn bản → tự tách việc, chia người, đặt hạn và tự động gửi email đôn đốc đúng hạn. Không cần biết lập trình. Không nhập tay. Không bỏ sót văn bản nào.
Nỗi đau chung của công chức, viên chức
Những khó khăn có thật trong việc theo dõi, đôn đốc công việc và xử lý văn bản tại các cơ quan, đơn vị nhà nước hiện nay.
Không ai nhắc hạn giúp bạn
Phần mềm Quản lý văn bản có dữ liệu nhưng không tự động nhắc. Mỗi ngày phải mở phần mềm, lọc tay từng văn bản xem cái nào sắp trễ hạn.
“Muốn theo dõi công văn đến-đi để đôn đốc các bộ phận làm báo cáo đúng hạn thì theo dõi như nào cho nhanh?” — lời công chức
Đôn đốc bằng miệng, gọi điện
Không có công cụ, phải đi hỏi từng phòng ban, gọi từng người. Tốn thời gian, hay quên, dễ sinh mâu thuẫn nội bộ.
Không có bảng tổng hợp cho lãnh đạo
Lãnh đạo hỏi “phòng X còn bao nhiêu việc quá hạn?” — không trả lời được. Phải rà từng văn bản, tổng hợp tay trong bảng tính.
Cán bộ chạy hạn cuối giờ
90% việc bị trễ hạn vì nhân viên chỉ bắt đầu xử lý đúng ngày hết hạn. Chất lượng báo cáo thấp, cán bộ phụ trách bị khiển trách.
Công việc phân mảnh khắp nơi
Phần mềm QLVB + email + giấy + Zalo + bảng tính — không công cụ nào tổng hợp. 72% thời gian cán bộ dành cho việc ghép dữ liệu thủ công.
Không rõ ai phải làm gì
Một công văn có chủ trì, đồng xử lý, đồng gửi — nhưng trong phần mềm chỉ là dòng chữ. Không ai rõ trách nhiệm, thời hạn của mình.
6 siêu năng lực bạn học được trong Workshop
Nhập 1 chạm từ phần mềm QLVB
Sao chép danh sách văn bản từ phần mềm tỉnh → dán vào bảng. Tự đọc Số ký hiệu, Trích yếu, Hạn xử lý, Người chủ trì. Không nhập tay.
Tự tách việc, chia người
Từ trích yếu văn bản, hệ thống phân rã thành các nhiệm vụ con, gán đúng cán bộ chủ trì, phối hợp và thời hạn cụ thể.
Email nhắc hạn tự động 3 mốc
Gửi email nhắc 2 ngày trước — đúng ngày — sau ngày hết hạn để nhập minh chứng. Email được cá nhân hóa theo từng cán bộ, không bỏ sót.
Bảng tổng hợp cho lãnh đạo
Một màn hình thấy rõ: ai trễ, ai sắp trễ, phòng nào có bao nhiêu việc tồn. Báo cáo tuần, tháng tự sinh.
Đồng bộ Google Calendar
Mọi hạn việc tự động đẩy lên Google Calendar cá nhân của từng cán bộ. Hai chiều — sửa bảng tính hay sửa lịch đều đồng bộ.
Nhắc điền minh chứng hoàn thành
Khi gần hạn, email nhắc kèm đường dẫn: “Bấm đây để điền số văn bản trả lời và đính kèm tệp”. Lưu vết đầy đủ cho kiểm toán.
3 bước — từ phần mềm QLVB đến email nhắc hạn
Sao chép từ phần mềm QLVB
Mở danh sách “Văn bản đã xử lý” hoặc “Văn bản đã ban hành” trên phần mềm tỉnh và sao chép dữ liệu.
Hệ thống tự xử lý
Dán vào Google Sheet đã cấu hình sẵn. Apps Script tự đọc, tách trường thông tin, sinh mã việc, gán cán bộ chủ trì.
- Nhận diện Số ký hiệu và Hạn xử lý
- Phân rã trích yếu thành nhiệm vụ con
- Ghép cán bộ theo tên
Email tự chạy
Apps Script tự chạy mỗi sáng, gửi email nhắc hạn đến đúng người, kèm đường dẫn điền minh chứng hoàn thành.
- 3 mốc nhắc: 2 ngày trước — đúng ngày — sau ngày hết hạn
- Bảng tổng hợp cập nhật tức thì
- Báo cáo tuần tự động cho lãnh đạo
Trọn bộ tài liệu
Workshop thực chiến — không lý thuyết suông. Học xong là vận hành được ngay cho cơ quan mình.
Bản mẫu Google Sheet + Apps Script
Bảng tính đã cấu hình sẵn 5 trang cho văn bản đến, đi, công việc, cán bộ và danh mục — sao chép một bản là dùng được ngay.
Câu lệnh Gemini tách văn bản
Bộ câu lệnh đã thử nghiệm cho phần mềm Quản lý văn bản — dán văn bản thô vào là tự tách ra dữ liệu có cấu trúc.
Hệ thống email đôn đốc
Đoạn mã gửi email nhắc hạn 3 mốc, mẫu email đẹp, cá nhân hóa theo từng cán bộ và loại văn bản.
Video hướng dẫn từ đầu đến cuối
Chuỗi video quay màn hình từng bước — cài đặt, cấu hình, vận hành. Kể cả người mới hoàn toàn cũng làm được.
Tham gia Workshop ngay
Workshop Cầm Tay Chỉ Việc Tạo Bảng Theo Dõi, Đôn Đốc Công Việc — học trọn đời, hỗ trợ một kèm một qua email.
About Instructor
+80
enrolled
Course Includes
- 3 Lessons
