Cẩm nang ứng dụng AI cho DÂN VĂN PHÒNG năm 2026

Đừng fomo, hãy tập trung 3 công cụ này thôi là đủ rồi – Cẩm nang ứng dụng AI cho cán DÂN VĂN PHÒNG năm 2026

Chào bạn, 2025 như một tiếng sét ngang tai với bạn phải không.

Bạn đã phải cố gắng gồng mình để vượt qua cuộc chạy marathon vừa rồi nhỉ?

Bao lâu rồi bạn không có cuối tuần?

Trong 2025 mình đã chia sẻ với các bạn khác cũng như bạn, từ Pắc Bó – Cao Bằng đến Xuyên Mộc – TP. Hồ Chí Minh. Cũng đang cố gắng rất nhiều.

Các bạn đã có 6 tháng làm quen với nhịp làm việc mới rồi chứ? Đã đưa AI vào công việc chưa?

Để bạn đỡ loay hoay, vất vả hơn trong 2026 khi mới bắt đầu hoặc mới bắt đầu lại với AI cho công việc ở văn phong , mình tặng bạn cẩm nang nhỏ này để bạn đi nhanh hơn nhé.

1. Đừng lo lắng, cũng rất nhiều người mới đang bắt đầu với AI như bạn

Trong năm 2025 và đầu năm 2026, qua các buổi chia sẻ, đào tạo cho cán bộ, mình đã tổng hợp lại những thách thức phổ biến mà hầu hết dân văn phòng đều gặp phải khi bắt đầu hành trình ứng dụng AI:

Bị “ngợp” vì có quá nhiều công cụ (FOMO)

Thế giới AI mỗi ngày lại có một công cụ mới ra đời, gây ra tâm lý sợ bỏ lỡ (FOMO). Điều này khiến chúng ta không biết bắt đầu từ đâu, dễ bị lan man, thử mỗi thứ một chút nhưng cuối cùng không thành thạo được công cụ nào cả.

Khó “giải mã” chuyên môn thành câu lệnh

Đây là một rào cản lớn. Nhiều khi các bạn nhìn vào một văn bản và ngay lập tức nhận ra lỗi sai bằng trực giác và kinh nghiệm. Nhưng để nói được rõ ràng, rành mạch các tiêu chí, quy tắc ngầm đó thành những câu lệnh để AI hiểu và thực hiện thì chúng ta lại gặp khó.

Kỳ vọng chưa thực tế

Một sai lầm phổ biến là kỳ vọng AI sẽ tạo ra một sản phẩm hoàn hảo 100% ngay từ lần đầu tiên. Hãy nhớ nguyên tắc thực tế này: AI chỉ tạo ra bản nháp đạt khoảng 60% độ hoàn thiện. Vai trò của bạn là tinh chỉnh, bổ sung chuyên môn và hoàn thiện 40% còn lại.

Chưa thay đổi cách giao việc

Chúng ta quen với cách làm việc “lắt nhắt”, bổ sung thông tin dần dần. Tuy nhiên, AI lại cần một phương pháp hoàn toàn khác. Để có kết quả chính xác và bớt phải “suy đoán”, bạn cần cung cấp toàn bộ thông tin, bối cảnh và tài liệu liên quan ngay từ đầu trong một câu lệnh.

Nếu 2026, để bắt đầu, bạn chỉ cần thành thạo 3 công cụ này thôi. Tin mình đi. Khi bắt đầu bạn chỉ cần Cẩm nang ứng dụng AI cho DÂN VĂN PHÒNG năm 2026 này thôi.

Và hãy bắt đầu với khóa học:

30 Phút Kỹ năng AI – Giúp Bạn Trở Nên Không Thể Thay Thế

2. Bộ ba công cụ AI trọng tâm mà dân văn phòng cần thành thạo

Thay vì đuổi theo vô số công cụ, bạn chỉ cần tập trung làm chủ “bộ ba công cụ” này là đủ để giải quyết hầu hết các tác vụ hàng ngày. Hãy học thành thạo chúng, sự kết hợp này sẽ tạo thành một quy trình làm việc (workflow) hoàn chỉnh, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị “FOMO”.

Công cụ	Vai trò trong quy trình	Mô tả ngắn gọn
NotebookLM	Thu thập, Tổng hợp & Thẩm định dữ liệu	Xử lý nhiều tài liệu nguồn cùng lúc để tìm ra các điểm mâu thuẫn, thiếu sót.
ChatGPT	Sáng tạo & Tạo ra sản phẩm	Soạn thảo phiên bản đầu tiên của văn bản, kế hoạch, báo cáo.
Gemini	Thể hiện & Trình bày sản phẩm	Trực quan hóa dữ liệu, tạo slide trình bày, infographic một cách nhanh chóng.

2.1. ChatGPT: Trợ lý sáng tạo và soạn thảo

Vai trò chính

Là công cụ để tạo ra sản phẩm thô, từ việc lên ý tưởng ban đầu đến soạn thảo các văn bản hoàn chỉnh.

Các ứng dụng thực tế

• Soạn thảo các loại văn bản hành chính: kế hoạch, báo cáo, công văn, thông báo…

• Tóm tắt nội dung các luồng chat dài hoặc các tài liệu phức tạp để nắm bắt ý chính nhanh chóng.

• Đóng vai “sếp” để phản biện lại chính sản phẩm do nó tạo ra, giúp nâng cao chất lượng văn bản trước khi trình ký.

• Cá nhân hóa câu trả lời dựa trên lịch sử trao đổi và “bộ nhớ”, giúp AI ngày càng hiểu ý bạn hơn qua thời gian.

Tặng bạn: Mini course hướng dẫn chatGPT cho người mới bắt đầu

Tặng bạn: Mini course hướng dẫn soạn thảo văn bản với ChatGPT

2.2. Gemini: Chuyên gia trình bày và trực quan hóa

Vai trò chính

Là công cụ để trình bày và trực quan hóa thông tin một cách sinh động, dễ hiểu, giúp truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.

Các ứng dụng thực tế

• Tạo nhanh slide trình bày từ một tài liệu văn bản có sẵn.

• Thiết kế đồ họa thông tin (infographic) để tóm tắt các kế hoạch, báo cáo phức tạp thành dạng hình ảnh dễ nắm bắt.

• Tận dụng khả năng tích hợp sâu với Google Slides để làm bài trình chiếu chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Tặng bạn: Mini course hướng dẫn Gemini cho người mới bắt đầu

Tặng bạn khóa học nhỏ này: Mini course tạo slide với AI

2.3. NotebookLM: Người gác cổng thông tin và thẩm định

Vai trò chính

Là công cụ để thu thập, tổng hợp và thẩm định dữ liệu từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

Các ứng dụng thực tế

• Thẩm định dự thảo văn bản: Đây là thế mạnh vượt trội. Bạn có thể tải lên một file dự thảo cùng lúc với tất cả các văn bản căn cứ (luật, nghị định, công văn cấp trên). NotebookLM sẽ đối chiếu và chỉ ra chính xác các điểm mâu thuẫn hoặc thiếu sót.

• Ví dụ điển hình: Trong một buổi thực hành, NotebookLM đã phát hiện một dự thảo kế hoạch cấp trường thiếu nội dung về chuyển đổi số so với yêu cầu trong kế hoạch của cấp sở – một lỗi quan trọng mà các công cụ khác có thể bỏ qua.

Tặng bạn: Khóa học NotebookLM cho người mới bắt đầu

3. Sức mạnh đến từ sự tự học, bền bỉ và sự đánh đổi

Trong suốt hành trình chia sẻ AI trong năm 2025, mình đã gặp những lãnh đạo các đơn vị gọi điện trực tiếp, mời mình về chia sẻ cho nhân viên, bỏ tiền túi cho nhân viên học. Cùng với đó là những buổi coach cho lãnh đạo một lãnh đạo ở Hà Nội từ 22h00 – 24h00.

Mình cũng gặp được những tin nhắn, mình bận quá không học được, bạn làm hộ mình việc này được không, mình gửi chi phí. Và đương nhiên mình đã từ chối.

Mình cũng đã từ bỏ kinh nghiệm 15 năm chuyên môn để bắt đầu lại từ con số 0 với marketing nên mình hiểu được đến tận cùng của sự tích lũy kiến thức bền bỉ.
Mình cũng hiểu tận cùng sự đánh đổi (chi phí cơ hội) để tập trung nâng cao năng lực của bản thân.

Mình tặng bạn thêm công thức tự học đã giúp học nhanh hơn 4 lần so với thông thường

Ứng dụng ChatGPT, NotebookLM, Gemini Tự học với AI – Để năm 2026 bứt phá

Hành trình này, đôi khi, bạn sẽ cảm thấy cô đơn. Nhưng tin mình đi, nó đáng giá.

Nếu bạn cũng đang nỗ lực, hãy đồng hành với mình trong các workshop miễn phí vào tối thứ 5 hàng tuần (Tham gia nhóm Zalo: https://zalo.me/g/rfyrpj070 để nhận link zoom hàng tuần)

Hoặc nếu bạn muốn đi nhanh hơn, cùng với sự đồng hành của mình trong chuyên sâu bên mình dành riêng cho dân văn phòng: 26AIVP AI VĂN PHÒNG

Mong rằng, 2026 của bạn sẽ thực sự đột phá.